第170章

（3）&ldo;档案袋&rdo;的名片整理把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。

当你为了&ldo;a事&rdo;而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上&ldo;a事&rdo;的标志。

日后需要进一步与有关人士联络时，调阅&ldo;a事&rdo;的档案资料，便可很快地找出这一组名片资料。

事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。

这样只会徒增繁琐。

为了让工作简洁化，可以将与a事有关人士的名片复印在一张a4纸上，然后放入a事的档案袋中，以后只要取出a事的档案资料，即可一并查出有关人士的名片资料。

一般地，一张a4纸顶多只能容纳12张名片，如果能先复印在b4纸上，再缩小成a4纸的尺寸，那么一次就能容纳20多张名片；如果是由a4纸缩小为a4纸，一次容量更可高达24张。

不过要提醒你的是，由于名片具有资料价值，所以正反两面都必须复印保存。

（4）六孔式活页手册整理法在1968年10月，有人针对具有60年历史的英国制六孔活页手册，出版了一本&ldo;超级手册工作术&rdo;，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分畅销。

而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一种。

手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，既造成手册的负担，也容易丢失。

有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印3张名片，两面即可印6张，绝不会增加手册的厚度。

如果工作上需要做些访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录于旁，即形成一份相当齐全的&ldo;人物资料&rdo;。

平常和顾客电话的谈时，都会将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以传真、快递方式准确地传达给对方。

（5）通讯录的法则每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。

尤其是当一本通讯录准备用20年以上时，眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。

如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓&ldo;张王满天下&rdo;，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用6孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。

至于以英文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。

如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排列。

经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注abc字母索引。

（6）通讯录必要的资料要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。

即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上会产生麻烦。

在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。

目前，几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。

再者是电话号码。

愈来愈多的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：a究竟要选择个人还是公司名称？b资料的文字量过多，空格容纳不下。

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