第170章（第2页）

为避免造成麻烦，有三大原则可供自己&ldo;强制&rdo;解决这些问题：a如果对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；b如果有分公司等其它资料，则依顺序填入各栏内；（3）有必要登记住宅资料时，则登记在公司名称的下一栏。

按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。

同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了将&ldo;备存日&rdo;一起记入手册中。

出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在旅馆里，找回的可能性都不大。

因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、传真时都能派上用场。

出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印本出去。

（7）电子通讯手册通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。

于是，电子手册便应运而生。

电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时，它至少必须具备数b的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。

利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。

对于需要修正或删除的新资料，可先于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。

电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进100人的资料，这是需要很大功夫的。

在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：a先输入电话及传真号码，不必输入地址；b只要输入平时使用频率高的电话号码。

如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。

所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。

输入电话号码时，要尽量使用代号，例如123‐4567的&ldo;‐&rdo;，代表电话号码，345=6799的&ldo;=&rdo;代表传真机号码，9876543的&ldo;&rdo;代表住宅电话。

（8）理想的电子手册基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：a是&ldo;超级电子手册&rdo;的基本构想。

充分将纸上媒体与电子媒体结合使用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；b纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。

（9）电脑通讯录使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。

手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。

凡是电脑通讯软件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。

问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。

想要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。

如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟或ic卡，都是较好的办法。

利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。

再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。

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