第165章

收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；（7）工作结束后，将原来使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架；（8）再利用和整理。

每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；（9）总整理。

资料和饮食一样，如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。

因此每隔一段时间要整理一下档案柜，丢掉不需要的项目。

像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。

13设定目录的原则好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。

因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定方式。

设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要关键字。

每个人的思考方式都不同，但各有各的&ldo;固定思路&rdo;，都有自己的一套逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。

利用这种浮现的语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼；设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。

14用个人电脑检索目录完全以记忆关键字来找资料档案，500个已是极限，500个到1000个是记忆模糊阶段，而2000个以上，脑子根本就不管用了。

如果档案数已经发展到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。

通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。

即使现在没有把目录输入电脑的打算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。

如果袋式档案数目少，还用不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。

15使用&ldo;袋式档案系统&rdo;注意事项正确使用&ldo;袋式档案系统&rdo;应注意七个事项：（1）袋式档案系统以&ldo;角型2号&rdo;信封做道具，主要用来处理纸资料；（2）袋式档案系统既便宜又简单，容易执行，是懒人最佳整理术；（3）袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格；（4）袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理功能，多项工作同时进行时可预防混乱；（5）袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的；（6）资料整理最好以字母为排序原则；（7）为了提高袋式档案的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。

文件资料整理技巧80年代初期，世界突然出现一个新名词‐‐&ldo;办公室自动化&rdo;，自此震撼商界。

在一般人的观念中，&ldo;自动化&rdo;是指工厂合理化、效率化，现在把这个名词用到商业部门，才创出&ldo;oa&rdo;的名词，但到底&ldo;oa&rdo;是什么？要做到什么地步？却至今无人能确切地解释。

在许多争议中最引人注目的是&ldo;纸&rdo;的地位问题。

有人认为，经过办公自动化后，所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代，&ldo;纸&rdo;将在办公室中消失。

多年来的事实证明，这个理论仍只是一个理论，并未在生活中实现。

电脑和文字处理机初期的技术并不成熟，操作性和携带性都很差，因此一直不能取代纸的地位；直到90年代的今天，情况也未见改观，纸的消耗量反而因为oa机器的大量使用而与日俱增。

在oa机器上做成的文件，并不能拿在手里反复翻阅，结果大多数的人总会说：先印出来看看吧！

结果只有更增加纸的用量。

从以前到现在，资料整理的最大课题都是：控制泛滥的纸资料。

1整理文件的基本观念（1）当机立断的勇气各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。

在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两种选择：a是否有保存整理的必要；b是否应该舍弃。

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