第164章（第2页）

有些管理者还用这种方法整理子女的成长记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给他们，就是一份特别的礼物。

9工作中的资料整理在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身边查用。

也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临时裁下来的剪报等。

像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的堆积，占去工作桌的空间。

最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明&ldo;预报收据&rdo;、&ldo;待回信件&rdo;、&ldo;开会通知&rdo;、&ldo;暂留剪报&rdo;、&ldo;未处理文书&rdo;等，另外，再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。

当然这部分暂时处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料无法处理，最后只好丢弃一边。

袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去2厘米，这样就有较大空间，不会折损档案角。

采用&ldo;角型2号&rdo;信封是为了统一a4规格，很多学校、机关都采用b类纸，当然也可以利用其它型号的信封。

另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。

不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就要坚持下去，不能随意更改。

所谓的系统化，就是统一规格。

不论a4、b4或其它尺寸，整理资料重要的不是何种尺寸，而是统一规格。

至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。

10将目录栏做成纸样做袋式档案固然容易，但一次要做100个以上，还是要花点时间的。

于是可以把目录的标准模式做成一个纸样。

11袋式档案使用规则袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变更自己使用的规格。

在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。

如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。

划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。

12袋式档案的使用方法袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。

预先制好几个袋式档案，放在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。

开始一项新工作或有了需要保管的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。

依袋内所存放的资料内容，在袋面的目录栏上填写清楚。

如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。

写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋里，记清资料出处。

不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的出处。

资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题，同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；（5）统一文件规格。

a4、a5型的资料可完全存放在袋中，而a3、a4型的文件则必须折叠后再放入。

有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛折叠为好。

此外，有许多印成只有a4尺寸的13大的小册子，如果整本放入袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；（6）收录追加的资料。

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