第115章

二、走出时间管理的误区

培养克服时间管理误区的技能管理者克服时间浪费的途径，管理问题便是&ldo;培养克服时间管理误区的技能&rdo;。

时间管理误区，是指导致时间浪费的各种因素。

在作好这项工作之前，管理者必须先认明自己所面临的时间管理误区。

各种时间误区，大致上可以区分为外生误区与内生误区两类。

所谓外生，即指由他人所引起的时间浪费因素；至于内生误区，则指由自己所引起的时间浪费因素。

在初次落入误区时，一般管理者所列举的多半是外生误区。

这种&ldo;先求诸人，后求诸己&rdo;

的态度虽然是人之常情，但却有害于时间管理效能的提高。

某专家曾针对参与某次时间管理研讨会的40位高层管理者进行实验。

在研讨会之前，他要他们列举自己参考的时间误区，结果获得下列的外生误区：（1）供作解决问题的资料不齐全；（2）员工问题；（3）电话；（4）例行性工作；（5）会议；（6）访客；（7）外界活动；（8）危机的应付；（9）沟通欠佳。

紧接着，让这些高层管理者观看一部由彼得。

杜拉克现身说法制作的有关时间管理的影片。

看过影片后，他再让他们列举他们在看影片之前未曾列举的时间误区，结果进一步获得下列的内生误区：（1）在同一时间想做太多的事；（2）不切实际的时间估计；（3）拖延；（4）不注意聆听；（5）不好意思拒绝他人的请托；（6）事必躬亲；（7）办公桌零乱不堪；（8）只授与下属责任，但不授与权力；（9）决策仓促。

由此看来，因此在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己！

因此，时间管理就是自我管理。

为了确切地证实&ldo;在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己&rdo;，管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式‐‐自己的时间使用状况。

许多管理者一听到要他们记录自己的时间使用状况，都保持反对的态度。

原因是：第一、他们以为十分清楚自己的时间使用状况；第二、记录时间使用状况是种费时的工作。

这两种反对的理由都难以成立。

先就第一个理由来说，人们的记忆力并不像自己想象中那样正确。

有许多人甚至连前一天所经历的事都无从追忆，更不用说了解自己过去时间的使用状况！

时间管理专家一再指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会有惊奇的发现，这种记录工作对他们裨益甚大；再就第二个理由来说，为了节省时间而花费时间，这是明智的。

你可自制一张时间记录表，记载每15分钟的活动。

为避免记忆力不可靠，你最好每隔15分钟或半个小时即在表中记载进行过的各种活动。

其次，按每一活动的重要性的大小在表中圈出适当的数字。

所谓重要性，指对实现目标的贡献的大小。

对实现目标的贡献愈大者，其重要性愈大；反之亦然。

你可以事先假定&ldo;1&rdo;代表重要性极大，&ldo;5&rdo;代表毫无重要性，&ldo;2&rdo;、&ldo;3&rdo;、&ldo;4&rdo;则代表介乎&ldo;1&rdo;与&ldo;5&rdo;之间重要性的不同程度。

最后，在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注明干扰的类别。

如果电话、访客与会议占用了太多的时间，则你也可分别针对它们作出详细的记录。

1今天有哪些事情是在适当时间内完成的？

2今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？

3今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这种工作？这种工作有无可能提早一些进行？

4今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么在这段时间最有工作效率？

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