第164章

取放容易。

到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几个袋子就能用了。

（7）变废为宝。

已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。

5携带性和工作管理能力一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进入管理阶段。

有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。

新计划开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填上目录。

工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手续也同时在进行。

利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会混淆，更省下事后整理的时间，&ldo;高效率&rdo;是不求而得的。

严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。

利用袋式档案系统处理资料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。

6方便整理，节省空间个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到的工作空间也不大。

尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置，办公环境更加恶化。

在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。

一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放100个档案，一个书架就能放500个档案。

前述的卡文先生用的角钢书架长宽是80&tis;250，一个小房间可以摆4个柜子，总共可存2000个档案。

根据他的经验，累积2000个档案大约要10年的时间。

总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常适合现代人使用。

7瞬间检索法一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检索会愈来愈难，愈使人烦躁。

据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是1分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了15秒还可以，到30秒就已经焦虑起来，过了1分钟已经不想再等，等了3分钟后，肯定要挂断电话。

出乎大家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。

袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，所以检索容易。

使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届时只要找到纸袋目录就能找到资料。

袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目，只要循字音就能找到资料。

它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。

8家庭资料的整理不仅办公室或书房有许多资料需要整理，家里的资料也不少于办公室。

邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、使用说明书、贷款证明等，家庭中堆满需要整理的资料。

一般主妇总将这些资料丢进一个大抽屉里，等需要时再找。

但郑重其事建档分类又有点过分，这时候利用袋式档案系统收集这些资料，只要在纸袋的目录栏填上&ldo;收据&rdo;、&ldo;保险证&rdo;、&ldo;会员证&rdo;、&ldo;说明书&rdo;等即可。

照片同样可以参照这种方式进行处理：有关嗜好也能档案化，像剪下杂志上的食谱后收入袋中，以&ldo;法国菜&rdo;、&ldo;点心&rdo;、&ldo;中国菜&rdo;等排列，不多久自己就拥有一套食谱字典了。

本章未完，点击下一页继续阅读