第158章

5工作信息检索化的方法当你26岁时即成立一家公司，独当一面。

在此之前也许你常想：如果自己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。

你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。

依据工作内容而整理设计出的&ldo;信息检索秘书&rdo;，是一种&ldo;完成中&rdo;的信息大全，内容包括电话处理、文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到&ldo;缩短检索时间&rdo;的目的。

开始设计&ldo;信息检索秘书&rdo;时，千万不要存有&ldo;大功告成&rdo;的想法，因为在制作时必定会出现一些问题。

为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。

在实际工作中，常会出现突发事件，而这种情况是&ldo;信息检索秘书&rdo;无法处理的。

对于这类事情，职员也常产生差错。

处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善&ldo;信息检索秘书&rdo;的功能。

不断地增加&ldo;信息检索秘书&rdo;的功能，并视其为每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。

如此才能促使公司业务蒸蒸日上。

现有的&ldo;信息检索秘书&rdo;，都以公司有关业务的处理为范围。

但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定是相当实用的。

由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位&ldo;信息检索秘书&rdo;，虽然它不是&ldo;人&rdo;，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。

即使再复杂的工作，如果依据&ldo;信息检索秘书&rdo;的步骤进行，就必定能顺利完成。

例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。

这些文件都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，浪费了不少精力和时间。

如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内，就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。

&ldo;如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？&rdo;、&ldo;任何时间前往市府办事处都可以吗？&rdo;、&ldo;途中经过哪些地方呢？&rdo;诸如此类的办事资料，便可汇集而成&ldo;工作信息检索&rdo;。

起初，&ldo;工作信息检索&rdo;的资料一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。

错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。

这一点和你的&ldo;信息检索秘书&rdo;完全相同。

6信息收集以&ldo;完成目的&rdo;为出发点&ldo;信息检索秘书&rdo;是根据实际需要设计的。

在收集各类信息时，要有严谨认真的态度。

信息收集也要讲求&ldo;轻重缓急&rdo;，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。

有一位男人，远从长春来拜访名作家k氏，其目的是希望k氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。

他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。

从他的说明中，可以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠告。

k氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。

就问他：&ldo;你每天花多少时间整理资料？&rdo;他立刻回答：&ldo;从早到晚。

&rdo;接着又说：&ldo;由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！

&rdo;

也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取k氏的忠告。

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