第157章

信息整理的重要目的1整理的目的在于缩短&ldo;检索时间&rdo;若你进入新闻大楼的政治部门或社会部门办公室，可以看到记者先生的办公桌上简直乱得惊人！

在狭窄的桌面上摆着成堆的备忘录、稿纸和资料等，十分凌乱，几乎连工作的空间也没有了！

可是再仔细一看，似乎杂乱不堪的办公桌上，其实是很有条理的，当他们需要什么时，即使闭上眼睛也能拿到。

说实在的，管理者书桌的凌乱程度并不亚于记者，有个别管理者从中学到现在一直都是如此，可以说是历史悠久了。

但是，尽管看起来杂乱，他们却很容易找到自己想要的资料。

这可以说是&ldo;乱中有序&rdo;吧！

一定有很多人认为：将书桌整理得愈整齐，愈能提高工作效率。

&ldo;井然有序&rdo;，表面上看起来似乎是正确的，但却容易发生&ldo;整理手册&rdo;中所描述的&ldo;只重表面不重实用&rdo;的危险情况。

那么究竟如何整理呢？

简单地说，&ldo;整理&rdo;是以缩短&ldo;检索时间&rdo;为宗旨，以提高效率为目的。

&ldo;检索时间&rdo;是什么意思呢？其实它原来是电脑的专用名词，指：从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。

比如当你在写稿时，遇到不会写的字时，从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要找的词汇，其间所花费的时间，便可用&ldo;检索时间&rdo;来称呼。

如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮，而在整理时，以书的大小来分类，外表上看起来也许很美观，可是当你想要找到所需要的资料时，却要颇费一番周折。

反之，不以大小为分类标准，而以种类来编排的书架，虽然外表看起来凹凸不平，十分凌乱；但以&ldo;检索目的&rdo;的观点来看，却能发挥书架的真正效用，达到事半功倍的效果。

有人说过&ldo;治理整顿&rdo;这句话，意思就是要将东西整齐化。

其实，&ldo;治理&rdo;和&ldo;整顿&rdo;真正的意思，应该不一样。

&ldo;整顿&rdo;犹如前述的书架，只重外观整齐而不重实用；而&ldo;治理&rdo;，却是不拘泥于书的格式、大小、厚薄等，而以内容为重点，所以能够节省时间，并迅速获得资料。

欲提高效率的人，治理的第一步，应以缩短检索时间为当务之急。

2信息整理要以&ldo;个人需求&rdo;为中心为&ldo;个人&rdo;而作的信息整理，不必考虑他人的立场，只要自己方便使用，不管别人的看法如何，这样就是最好的整理方法。

例如：百科全书的封面，原本是为了美观和收藏而设计的，如果你把它全部去掉，做为自己的枕头，而且将整套书放在容易看见的地方，甚至在书架上划上每一本书的固定位置，这是很好的做法。

当然，在客厅的书架或壁炉上放套百科全书，是再好不过的装饰品了。

实在不该这样地对待百科全书，但是，如果站在百科全书的本意上，你的作法才真的是&ldo;物尽其用&rdo;。

毕竟，需要百科全书时，总能以最短的时间取得想要的资料。

在信息整理上，一旦顾虑太多，就无法发挥功效。

在整理时，必须以&ldo;自我需求&rdo;为原则，并且以缩短检索时间为目的，如此才能设计出一套适合自己的整理方法。

但是，费心所设计出的整理方法，即使未参杂其它的因素，实行后，却发现所需的检索时间要比整理前更长。

因此，这一套整理方法就要重新再研究了。

3信息整理以迅速为收集原则最近，在较具规模的百货公司或文具店里，可以看见一些资料整理用品的陈设专柜。

实际上，那儿只是摆了一些琳琅满目的&ldo;道具&rdo;。

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