第175章（第2页）

当要作判决或执笔写稿时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书代为查阅、复印。

对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。

现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条件。

至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然，应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保存。

须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一套活用的资料。

9成册信息，以颜色区分标题成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动性。

如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。

成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。

也许有人会指出一些收集信息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。

站在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。

一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。

若用布质为封套，且以不同颜色区分。

这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。

也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。

事实上，依封套和标题颜色，即可区分。

而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。

除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是一律使用白纸较佳。

10成册资料也须新陈代谢卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结成册后，再重新装订的。

遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。

如此，一方面增加新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。

只要有资料收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。

写稿时，浮现更好的构思，或发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。

在资料不断地被活用的同时，其内容也逐渐增加。

如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不得不添购新装。

资料收集也一样。

报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动地贴在剪贴簿上，就会停止成长。

若以活页插卡法予以补救，不但可装订成册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。

为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐事之一。

11活页式笔记的内页纸只用单面一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。

因此，目前管理者拥有相当多的笔记本。

笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用单面记载法。

笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪费，主要还是为了提高日后的活用价值。

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