第173章（第2页）

平时，阅报时，一看到重要的报导，便当场将其内容及日期撕存下来。

一段时间后，把堆积如山的剪报交给秘书，并吩咐秘书利用工作空档进行处理工作。

他事先拟好一份分类标准表，秘书在整理时，就能依据此表分门别类。

为了统一起见，秘书将整理过的资料，全部复印成同一规格，然后将成叠的复印资料，按照帐册的方式打洞，再和剪报一起交到卡文先生手上，再作最后的校对工作。

正确的资料，就将其复印本按分类入档，原始剪报部分就舍弃；若秘书剪报复印错误，也可重新复印整理，以求正确地收集资料。

上述剪报工作，只作资料的选择、撕存和校对的部分。

复印、打孔、分类等工作则完全委托秘书帮忙。

由于这并非复杂的工作，他自己的妻子或小孩都可胜任，也可请他们帮忙。

剪报工作，以&ldo;简化整理手续&rdo;为目标。

报纸在一年中除了几次漏失外，大概每天都会送到。

假若稍微偷懒几天，报纸就会堆积如山。

剪报工作常会一曝十寒，演变成三分钟热度，主要原因就是由于堆积太多，很容易让人提不起整理的劲头来。

所以，剪报工作的基本原则是&ldo;今日事，今日毕。

&rdo;然而忙碌的商业人士，是很难每天都拨出剪报时间的，卡文先生也不例外。

为了解决这问题，就得借助他人的帮助。

无法委托他人时，自然就得靠自己了。

此时最重要的工作就是&ldo;当场&rdo;剪（撕）下所要的资料。

至于复印部分，可集中于一周后的周末或假日再作整理。

2最新信息，应&ldo;立即归档&rdo;处理&ldo;委托他人作剪报或复印报纸的工作固然省事，但会不会发生错误呢？&rdo;一定有不少人有这种顾虑。

如果按照卡文先生这种办法去施行的话，这种顾虑是多余的。

委托秘书复印、分类之后，须将所要复印的原始资料保留下来，以备复核时，若遇有错误的地方，对照原来的资料，必定可即时发现，并予以补救。

对于剪报的归档处理，为预防分类上的错误，务必在校对时检查一遍。

检查资料的复印本时，可以完全以自己的判断为标准。

虽然秘书是根据分类表作归档，但还不能当作分类工作完毕而将资料装订成册，应请秘书分类后采用&ldo;立即归档&rdo;的方法，无须装订。

&ldo;立即归档&rdo;是分类项目的最后步骤。

将秘书归档后的信息，定期作检查，偶尔也会发现一些错误，立刻重新分类，再归档处理。

剪报工作中委托他人协助的部分，是极重要的一环。

明确的顺序及仔细地检查工作，若能切实执行这两点，就可安心将工作委托他人帮助了。

按经验，整理剪报这道手续如能按照上述的原则来施行，发生错误的情形几乎少之又少，甚至可达90以上的正确率。

即使无法亲手整理资料，也得花上一点心思在校对的工作上，这也同样能使剪贴簿达到100的实用效率。

与个人独立完成工作相较之下，这已是十分令人满意了。

3所有的资料一律复印成同一规格，以便收集采用报纸资料作剪贴时，一般采用复印收集法。

当然，不用这种方法收集资料的也大有人在，甚至有人认为直接剪下重要消息，直接归档，可减少时间及金钱的浪费。

虽然这种方法十分适用，但假如考虑到能更有效地使用资料的话，花在复印的时间和费用是很经济的。

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