第166章（第2页）

1电子资料的特征电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；（4）使用电话即能快捷传递资料。

不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；（2）无法从外表查知资料内容；（3）资料的互换性比一般文件低；（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；（5）成本比纸资料贵。

因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。

2电子资料的危险性大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。

电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。

将资料记录于磁性媒体中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。

事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。

一定要记住：绝不可依赖电子资料的安全性。

以随身型的文字处理机为例，它是采用ic卡为记忆媒体，一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。

3电子资料的整理重点从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：（1）

资料视觉化。

记录电子资料不像一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就像是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。

（2）预防意外事故。

为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。

无论是使用随身型文字处理机，还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。

4用适当的索引整理电子资料（1）录音带的整理工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。

这并不意味着录音带缺少保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。

相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，&ldo;声音&rdo;并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。

为了避免录音带泛滥，没有&ldo;保留声音&rdo;必要的录音带，是不需要保存的。

（2）录音带的有效运用如何在工作上灵活运用录音带？主要有六道工序：a首先，准备10至20卷的录音带，一一标上no1？？的号码，然后放进专用的&ldo;常备卡带箱&rdo;。

b准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。

每一卷录音带最好只录一个主题。

c回到工作岗位后，先将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。

d当下一次工作需要使用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间内均可保留下来，即使20卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的&ldo;有效期限&rdo;。

e当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的索引。

f有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。

最后，再将新的录音带置于常备卡带箱中。

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