第160章（第2页）

就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。

无端打电话与人订约，成功的机会并不大，尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。

许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。

冒昧打电话联络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。

信函内容应包括：a请对方恕己冒昧；b说明自己的身份；c说明想要会面的原因；d列举面谈的内容；e说明希望会面的时间；f注明自己的地址、联络电话；g说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h这封信一定要写得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要注意不要浪费别人的时间。

信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的确认。

有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。

（3）准备工作在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得翻阅第一本和最近出版的那本书刊。

（4）拟好问题备忘录因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。

出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。

（5）会面沟通假如会面的时间是一个小时，在前30分钟之内，一定要问完所有准备好的问题，并且把要点记在笔记本上。

当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a录音机常会出现故障、电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b记笔记可以帮助自己思考。

尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来，在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题，这和速记是不一样的；c记笔记可以表达沟通的诚意。

如果只是把录音机一摆，傻坐一旁呆听的话，对方会怀疑你到底有没有把话听进去，这会影响到沟通的气氛。

就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样，也是需要若干身体语言协助的。

记笔记时，要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白的地方，经过前30分钟访谈后，就可以回过头来就这些感想和疑问，再和对方商讨。

在后续这20分钟的会谈中，不妨逐渐加入自己的意见和观点，与对方做一番讨论和交流。

如果事先没有处理好记录，是不可能进行这种谈话的，很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。

经过思考后的讨论，不但自己能够得到清晰的反应，对方也能察觉你的慎重，在谈话中得到理性的反馈，也就更能维持融洽的气氛，对方或许会说出更多自己预料之外的信息。

经过50分钟的谈话，双方已经建立了某种程度的熟悉感，在接近尾声的10分钟里，对方的戒备心理略为松懈，这时候也是许多重大关键问题可以进行解决的时机，要注意掌握。

60分钟会面结束后，可以合起笔记、关掉录音机，相互寒喧一番，然后告辞。

通过这样的程序，双方已经有相当的交流，不但会产生一些亲密感，也为以后的往来留下良好的印象，这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。

2人物资料收集秘诀管理者在进行人物访谈时，常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。

许多的事实、现象和趋势，往往是通过特定&ldo;人&rdo;的力量而改变的，而这些&ldo;人&rdo;所具有的&ldo;力量&rdo;常和他们的成长背景有密切关连。

前述的卡文在20岁的时候，曾经替一家刊物做人物系列的报道，每个星期要用摄影报道的形式，将当周最有影响的新闻人物，做一个简单的人物小传。

在五年之内，他总共追踪报道了250个人物，在工作期间就发明&ldo;山根式袋式档案&rdo;这种整理信息的工具。

此外，他还使用了其它的工具：（1）沟通诊断书在做人物系列报道之前，拟一份&ldo;沟通诊断书&rdo;，把263个问题做成一张表夹在笔记中，这些问题是适用于任何一个人的；只要问了这些问题，任何一个受访者都有了大概的轮廓。

这种做法，就已完成了部分资料的整理，和对象沟通时还可以检查有无遗漏。

这就好像飞行员在起飞前，一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。

一旦完成采访后，把个人资料列齐，再把这份&ldo;沟通诊断书&rdo;装入档案，就存了将近300位社会知名人士的基本资料。

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