第135章（第2页）

如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的记录。

如果必须一张一张地抽出名片，那就不合乎节省时间的原则。

处理名片的另外一个特征是，不根据姓氏的英文字母排列，而根据不同的职业、公司来分类。

或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更便于寻找吗？话虽然不错，可是你不知道他的名字。

不过，你仍然记得他是某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。

既然有了这个线索，你就可以从他所属的分类中找出他的资料。

如果不是这样，则必须从好几册的档案中，一页一页地翻找，这样就不合乎节省时间的原则。

住址录可根据英文字母分类，名片则根据不同的公司与专长分类。

这样，寻找起来比较迅速，更合乎节省时间之道。

2住址录以方便更换和容易寻找为原则在人事信息中，住址录是使用频率最高的。

以一般社会大众所使用的住址录来说，最明显的缺点是信息的更换难以进行。

最初填写时，虽然完全根据英文26个字母的顺序排列，但是等到填写新信息时，只能填写于最后的几行。

同时，不用的信息也不能清除，而且寻找起来也繁杂，又会形成多余的空白。

最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。

因为不能增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录，以个人信息的记入栏来说，只有一行或者两行，因为空间太狭窄，很难把所有必要的资料都填写进去。

办公室所使用的住址录，是活页式的并且个人的信息呈现为一人一张名片的插入式卡片，这样，每一页都能自由地插换，卡片也可以取出来，自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列，不必要的信息也可以删除，因此不会浪费空间。

由于每一张卡片同名片的大小一样。

因此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其它重要的信息，而且在普通状态下，只能看到最下面的姓名。

所以，在寻找时，别的信息不会进入眼帘，寻找起来就容易多了。

如果把它们抄录起来，就会变成姓名录，可以做为贺年卡寄出的核对单。

&ldo;所谓的住址录，本来就是如此？？&rdo;如果被这种传统观念所束缚，不仅会感到不方便，而且会重复地浪费时间。

不过，只要你有心寻找，还是能够找到适合于你使用的&ldo;道具&rdo;。

3使用&ldo;人事录&rdo;，拓宽人际信息网除了名片档案、住址录之外，管理者还应自制所谓&ldo;人事录&rdo;档案，并时时加以活用。

这也可以说是人事信息的&ldo;大全&rdo;。

它不只记载对方上班处的资料，还囊括了对方的经历、家族成员、近况等私人信息，使人一目了然。

首先在用纸方面，必须使用比较厚的卡片。

每一个人使用一张。

上面记载&ldo;姓名&rdo;、&ldo;出生年月日&rdo;、&ldo;性别&rdo;、&ldo;第一次见面的日子&rdo;、&ldo;学历&rdo;、&ldo;职业&rdo;、&ldo;籍贯&rdo;、&ldo;工作地点&rdo;、&ldo;现在的住处&rdo;以及&ldo;家庭&rdo;等，尽量地把已知的信息都填上去。

所谓的&ldo;籍贯&rdo;，并不一定指户籍所在地或老家，而是指对方现住地址以外，更能够确实地联络到的地方。

这一项记载遇到本人被派往国外时最有帮助。

又如，变更比较多的&ldo;上班地点&rdo;、&ldo;现在居处&rdo;，以及&ldo;家庭&rdo;栏，一开始就留下很大的空白，一旦有了变更，立刻更正。

卡片的背面当成备考栏，用于记载对方的近况。

例如对方在贺年卡上写着&ldo;今年2月起预定到美国留学&rdo;，或者&ldo;今秋将结婚&rdo;的话，那就把日期一块记下来。

仔细地把近况报告都记录下来，最有助于人际信息的拓宽。

有些人，每年都要寄出2000张以上的贺年卡，而且每张贺年卡都要写上一二行字。

遇到这种情况，你只要看看备考栏，就能够胸有成竹地写下去。

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