第132章

22在&ldo;单纯作业&rdo;时间，利用耳机充实自己在&ldo;单纯作业&rdo;时间里，最适合利用耳机来充实自己。

工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。

经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。

在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

学会整理信息1邮件在登记以后，再保存一段时间办公室每天都会收到相当多的邮件。

如果在收到后不立刻处理的话，将变得混乱不堪，以致无法收拾。

为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。

对于收到的邮件，应尽早地过目。

不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。

如此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。

为了避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。

盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。

如此处理后，不管寄件人的姓名、住址书写于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁边。

这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。

再下来就是看过的邮件处理方法。

办公室有一个&ldo;人事录&rdo;的档案，里面记载着有关人事的信息。

例如，搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等资料。

反正，收到这些有&ldo;变化&rdo;的邮件，就一律把信息转记于&ldo;人事录&rdo;里面。

如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。

不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。

因为一旦扔掉原来的资料，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。

在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。

2电话的使用法以办公室来说，每天都会接到大量的电话。

打电话来的人，其目的不一。

有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的&ldo;打哈哈&rdo;电话。

电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。

如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可能还嫌不够呢！

同时，对方来电找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以&ldo;他正在讲话中&rdo;或者&ldo;他正在开会&rdo;，打电话的人肯定会说&ldo;那么，我会再打来？？&rdo;而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。

这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失机会。

这样，在办公室里，不管是&ldo;谁&rdo;打来的电话，秘书都会答以&ldo;请你稍等&rdo;，然后，再把留言条递给你。

事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。

例如你在秘书递过来的留言条上写&ldo;w&rdo;的话，那就意味着&ldo;请对方稍等一下&rdo;，写&ldo;t5&rdo;的话，则表示&ldo;5分钟，管理者会打电话给对方&rdo;。

如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。

3备忘字条必须写下基本要素对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。

不过话又说回来，如果使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。

因此，应自制&ldo;电话处理窍门&rdo;，以便能迅速地处理电话业务。

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