第186章

c转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。

d合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。

至于序破急的结构则如下：a序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

b破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实，尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。

c急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。

以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有吸引力的气氛。

（7）按分类序号决定卡片的阶层构造在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。

每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

（8）制作糙稿设计图准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，卡片浮贴即可。

同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这样就完成设计图。

（9）执笔根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。

在桌上摆好用纸，上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

2选用文字处理机&ldo;推敲&rdo;文字易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样表现：（1）易于阅读的形式以一页400字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到3行左右，而且能用2行讲完的叙述就不要拖长到3行；最好用&ldo;因此、所以、然后&rdo;等连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。

（2）平易的形式尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的障碍。

（3）多用比喻、尺寸说明等技巧碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清楚。

现在来看看下面的例子。

&ldo;细胞核中容纳的遗传因子本体是dna&rdo;，目前的确有不少人已经知道什么是dna，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方式：&ldo;在直径只有001的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传的结果，而这种因子的本质是一种叫做dna的化学物质。

&rdo;

文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读，都是因为文中所附的辅助资料不足。

象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或自己不满意的文字出来。

许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊写上，这是写文章的人最厌恶的工作。

至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。

在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不同的体验来增减报告内容。

对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使用文字处理机实在受用无穷。

前述用纸张、浆糊完成的糙稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提高工作效率。

3活用桌上排版术桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处理文字，还能编辑文字版面。

目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称1989年为&ldo;桌上印刷元年&rdo;。

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