第173章

在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。

明信片的地址正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位公司的名称‐‐每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、公司、名称都详看清楚。

平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直接就丢进垃圾桶。

邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行，因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。

公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。

在检查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。

既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备日后联络之用。

除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。

由于卡文先生从事会计师和律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。

事先准备分类的箱子，将信件按照工作性质分类编排。

若不按照性质分类处理信件的话，往往须费时查阅，事倍功半。

所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。

11用装书的外壳整理明信片最适当很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。

的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，大多以一年为保存期限。

卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小和明信片差不多。

书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。

对经常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。

其实书本在出售时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。

若将明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。

卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。

若把前面所介绍的通讯复印本，配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。

12贺年卡是人才录的宝贵信息来源除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。

卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。

对于这种信息网络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。

如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。

尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日期，一并记录，这就是&ldo;人际资料扩为人才录&rdo;的一大整理原则。

因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。

当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。

报刊杂志整理技巧1报纸的报导，应当场撕下最常使用的信息媒体，大概都是印刷品吧！

以报纸来说，它每天都刊登有巨大篇幅的世界动向，以及政治、经济、外交、社会等新闻。

对于从事国际贸易的商人而言，报纸是极重要的收集最新资料的媒体。

这类资料的收集大都利用剪报的方式。

信息的收集利用并不只限于报纸，因此，信息整理须以&ldo;无论方法为何，须以有效、迅速、合理地使用已到手的信息&rdo;为原则。

卡文先生的剪报法的特色，是除了前面所说的&ldo;有效使用所收集的报纸之外&rdo;，并以&ldo;节省整理时间&rdo;为重点。

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