第171章

3&ldo;人物资料的整理&rdo;注意事项整理人物资料时，应注意八个事项：（1）整理名片按注音或字母顺序为原则；（2）名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份各自归档；（3）整理&ldo;工作别&rdo;名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；（4）登记通讯录时，如果对方是普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；（5）纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；（6）电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；（7）利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；（8）电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。

人际信息整理技巧1是否能够充分运用人际关系，关键在于&ldo;人际信息&rdo;的整理程序卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。

长期工作经验的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。

当然，这些信息并非完全是他自己的专业信息。

在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。

这就是&ldo;人际关系的充分运用&rdo;。

他常借助他人的特长，以解决工作上的难题。

这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。

因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。

社会上交际甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。

如果一个人不能充分运用广泛的人际关系，只是&ldo;备而不用&rdo;，是不能够开发人际信息这座宝山的。

无论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？

2通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录，以备联络之用。

为了加强&ldo;人际信息&rdo;的有效处理，卡文先生在通讯录上下了很大的功夫。

他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而是利用&ldo;活页卡&rdo;的方式，按照abc26个英文字母排列，大小约和名片规格一样。

一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码等。

采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。

无论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、易处理，是很理想的&ldo;人际信息&rdo;整理法。

除此之外，在每一张卡片的最底下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。

提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。

重要资料往往不够使用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照顺序排列，致使查阅相当不便。

卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。

正如前面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。

若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。

3复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。

最可贵的一点是当你拥有这样一册完美的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。

每年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。

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