第160章

2实现低成本高效率&ldo;低成本&rdo;和&ldo;高效率&rdo;是管理者随时要牢记的两个基本概念。

商业行为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。

以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约1元，如果有500项资料，要花500元，有2000项就要花2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元，对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理资料就是因为这个因素。

至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考虑。

使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。

此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。

一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。

3统一规格的意义圣经上说：&ldo;为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？&rdo;。

这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。

这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和vhs系统来说，一直到最近才有统一成vhs的趋势，显然beta系统已经落伍，但在市面上还可以买到beta系统的产品。

这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代的&ldo;巴别塔&rdo;。

不过vhs的音质的确没有beta的好，日本电视公司就爱用beta带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。

在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。

现在最普及的jis键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。

而一旦熟悉了这种设计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。

这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的基本要求。

选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。

选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。

整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。

规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一，因此必须事先统一规格。

二、处理各类信息的技巧

人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。

在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。

因此在收集资料时，一定要打破自以为是的想法。

只有人才能真正打破这种陈旧的观念。

要从&ldo;人&rdo;身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所言所行，这个&ldo;人&rdo;就成为获得信息的最有利来源。

1找到&ldo;人&rdo;资料的方法要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象找到合适的咨询人选，其实并不容易。

不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干要点提醒自己。

然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。

这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。

（2）订约订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。

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