第133章

8利用电话监听功能及无线电话，有效率地使用等待时间你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则屡次要求&ldo;请稍等&rdo;。

又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示上司，常常会发生这一类的事情。

而且这种所谓的&ldo;稍等&rdo;，往往会长达二三分钟。

在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。

虽然每次只有二三分钟，但累积下来在时间上将会造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。

为此，办公室专门安装具有监听功能的电话。

经过这样的安排，一直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。

既然不知道对方何时会&ldo;开腔&rdo;，你大可不必呆呆地等待下去。

使用装置了监听功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，非常方便。

除此之外，使用无线电话也非常方便。

例如，你可以一面利用电话跟对方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说的要点。

9使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。

办公室一旦使用&ldo;附有通话时间与费用显示&rdo;的电话机，通话时间与费用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。

10电话接通后先报上自己姓名拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此说上好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方心情烦躁不安。

为了避免这种失误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名。

这样，如果打错了电话，对方马上就会察觉到。

此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，也会知道打错了电话，可以减少时间上的浪费。

懂得打电话的要领，可大大地提高电话使用的效率。

11电话要放在桌子左边放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。

电话放在桌子的左边是最好的。

这样可以用左手接电话，使右手永远保持自由的状态。

也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作。

这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。

此外，在桌子的右上方准备好备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。

只要在小细节上费点心，将有助于工作的持续进行。

12把电话答录机当&ldo;备忘录&rdo;使用电话答录机的最大功能在于在自己外出时，也能知道留言的内容。

如果换另一种使用方法，也可以当做自己的&ldo;备忘录&rdo;。

例如，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：&ldo;请顺便帮我买一本书，书名是？？。

&rdo;这样，你的秘书就会帮你买回来。

此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。

把电话答录机当&ldo;备忘录&rdo;使用十分方便。

13利用&ldo;电话答录机&rdo;电视上有部白酒广告：为了安心享用美酒，把电话收到冰箱的冷冻库。

实际上，在埋头做重要工作时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。

如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往会因此耽误要事。

在这种情况下，可以利用电话答录机。

忙碌而无暇接电话的管理者，可以每隔一定时间听听来电的留言内容，马上给对方回电，这样就不会失礼。

14电话号码要记在随身手册上必要的信息并不是都可以随身携带。

无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称特别的代表。

这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以你最好在随身手册上，都记下服务电话的号码。

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